Questions fréquentes assurance-groupe employeurs


 

1. Quel est l'intérêt pour l'employeur de souscrire une assurance de groupe ?

Vous souhaitez bien sûr attirer les meilleurs talents dans votre entreprise, dans une perspective de long terme.

Pour les fidéliser à votre entreprise, vous leur offrez un environnement de travail motivant et un package salarial le plus complet possible. Dans ce package se trouveront ce que l'on appelle les « employee benefits », sous la forme, le plus souvent, d'une assurance de groupe. Cette assurance de groupe offre une protection efficace à vos travailleurs : par la constitution d'une retraite complémentaire, par l'octroi d'une couverture décès en faveur du conjoint et des enfants, par une intervention éventuelle en cas d'invalidité, par la possibilité offerte aux travailleurs d'accéder plus facilement à la propriété immobilière, grâce à la mise en gage du contrat d'assurance.

Cette assurance de groupe peut être mise en place pour l'ensemble de votre personnel, ou pour une catégorie de votre personnel définie objectivement. Un règlement sera rédigé : il fixera les droits et obligations de chacune des parties.

Si cette assurance de groupe satisfait à certaines conditions, elle pourra bénéficier d'une fiscalité avantageuse ainsi que de cotisations de sécurité sociale relativement légères.

Au moment de négocier une augmentation salariale, demandez-vous si l'instauration ou l'amélioration d'une assurance de groupe ne peuvent pas être une alternative intéressante pour les deux parties : employeur et travailleurs. Nos services sont à votre entière disposition pour vérifier avec vous toutes les possibilités en la matière.

Une assurance hospitalisation peut également être envisagée, pour vos travailleurs ainsi que pour les membres de leur famille. Integrale ne propose pas ce type de produit mais peut vous mettre en contact avec des assureurs tels que DKV ou Ethias et vous aider dans votre recherche de la meilleure formule.


 

2. Quelles formalités respecter lors de l'instauration ou de la modification d'une assurance de groupe ?

Indépendamment du contenu du règlement, il faut être très attentif aux prescriptions légales à respecter lors de l'instauration ou d'une modification d'un règlement de pension.

Deux niveaux, celui de l'information et de la compétence d'avis d'une part, celui de la compétence de décision d'autre part, doivent être pris en compte:

Information et compétence d'avis :
  • S'il existe un conseil d'entreprise au sein de votre société, celui-ci doit être informé préalablement. Il exercera une compétence d'avis. A défaut de conseil d'entreprise, ce sera le comité de prévention et de protection au travail, et à défaut, la délégation syndicale. A défaut de ces organes, l'employeur doit informer individuellement les travailleurs concernés.
  • Si l'engagement de pension est limité à une partie des travailleurs de l'entreprise, les membres des organes dont question ci-dessus qui représentent les travailleurs pour lesquels vaut le régime de pension exerceront la compétence d'avis, si au moins 10 % de ces travailleurs en font la demande.


Compétence de décision :
  • Si le règlement a été instauré via une convention collective de travail, la modification doit également être adoptée par la même voie.
  • Si le régime de pension prévoit des cotisations personnelles des travailleurs et que l'engagement vaut pour tous les travailleurs de l'entreprise, la décision de modification ou d'instauration est prise par convention collective de travail si un des organes dont question plus haut est présent dans la société et par le truchement d'une modification du règlement de travail dans les autres cas.
  • Dans les autres cas, la modification ou l'instauration est de la compétence exclusive de l'employeur, sachant que la compétence d'avis doit pouvoir être exercée, sous peine de nullité éventuelle.

 

3. Quels sont les types d'engagements de pension complémentaire ?

Volet retraite
  • prestations définies (ou but à atteindre)
    Le règlement prévoit le paiement d'un capital (ou éventuellement d'une rente) au terme prévu de l'assurance. Ce capital sera généralement fonction de la rémunération du travailleur et de sa carrière au sein de l'entreprise. Le financement cet engagement peut être exclusivement à charge de l'employeur ou mixte.
    Dans ce type d'engagement, il faut être attentif au risque d'augmentation exponentielle du coût en fin de carrière, au moment où toute augmentation de l'objectif doit être financée sur une courte période. Mais des précautions peuvent être prises : par exemple, prendre en compte la moyenne des rémunérations des 5 dernières années précédant l'âge terme.

  • contributions définies (ou « charges fixées »)
    L'engagement de l'employeur consiste à verser une prime d'assurance, par exemple une prime égale à 5 % de la rémunération et les garanties assurées seront principalement fonction de la hauteur de la prime et de l'âge du travailleur au moment du versement.

    Dans ce type de plan, on retrouve les plans de type « cafeteria », dans lesquels un budget est mis à disposition de l'affilié pour les différentes couvertures : invalidité éventuelle, décès et épargne.

    Attention : une garantie de rendement minimum est prévue par la loi. Les taux de  3,75 % et de 3,25 % continuent à s'appliquer sur l'épargne minimum constituée au 31/12/2015. Le nouveaux taux de 1,75 % s'applique sur les montants versés à partir du 1/1/2016. En dernière instance, si le rendement octroyé par l'assureur est insuffisant, c'est l'employeur qui doit combler la différence au moment de la sortie du travailleur.

  • cash balance
    L'employeur octroie, en principe chaque année, un montant d'épargne, par exemple, un montant égal à 10 % de la rémunération. Le règlement fixe la règle du rendement cette épargne. Par exemple, il sera prévu que le rendement sera de 3,50 % l'an.

    Attention : une garantie de rendement minimum est prévue par la loi. Elle est actuellement de 3,25 % l'an.



Volet décès
On définira souvent un objectif à atteindre. Par exemple : assurer un capital décès égal à 2 années de rémunération, à augmenter de 50 % par enfant à charge.

Volet invalidité
Si un volet invalidité est prévu, même principe : on définira par exemple une rente, égale à un pourcentage du dernier salaire, compte tenu de l'intervention légale.

Hospitalisation (remboursement des soins liés à une hospitalisation)
Integrale n'assure pas ce volet directement, mais elle peut vous mettre en contact avec des assureurs tels DKV ou Ethias pour la couverture de votre personnel.


4. Qui dois-je affilier au régime d'assurance de groupe ?

Vous devez affilier les travailleurs qui satisfont aux conditions d'affiliation prévues par le règlement.

Ces conditions ne peuvent pas être discriminatoires (on affiliera par exemple les travailleurs à temps partiel) et elles ne peuvent avoir pour conséquence de différer l'affiliation au-delà de l'âge de 25 ans.

Il faut distinguer plusieurs situations :
  • lors de l'instauration de l'assurance de groupe
    On affiliera à ce moment toutes les personnes concernées par l'engagement de pension complémentaire qui remplissent les conditions d'affiliation.
    Le règlement peut cependant prévoir que les personnes en service au moment de l'instauration de l'assurance peuvent refuser l'affiliation. Dans ce cas, il est prudent de conserver dans vos archives la notification écrite de ce refus, afin de prévenir tout litige ultérieur. Le travailleur ayant notifié son refus ne pourra revendiquer aucun droit dans le cadre de l'assurance de groupe.
    Si l'assurance de groupe a été instaurée par convention collective, la possibilité de refuser l'affiliation n'est normalement pas offerte.

  • en régime de croisière
    Dès que vous engagez un nouveau travailleur, vous devez vérifier s'il est concerné par un – ou plusieurs – régimes d'assurance de groupe et s'il remplit les conditions d'affiliation. Dès que le travailleur remplit ces conditions, l'affiliation est obligatoire. Vous nous préviendrez immédiatement afin que le travailleur soit correctement couvert. Cela pourra se faire au moyen d'un formulaire d'affiliation ou de tout autre document probant nous permettant de bien identifier le bénéficiaire de l'assurance.
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  • en cas de modification du règlement d'assurance de groupe
    Normalement, si par exemple la formule de pension complémentaire est modifiée, toutes les personnes déjà affiliées restent affiliées.
    Le règlement peut cependant prévoir que les personnes affiliées au moment de la modification de l'assurance peuvent refuser de participer à la modification si celle-ci entraîne une augmentation de ses obligations (c.-à-d. une augmentation de sa quote-part personnelle). Dans ce cas, il est prudent de conserver dans vos archives la notification écrite de ce refus, afin de prévenir tout litige ultérieur. Le travailleur en question restera affilié sur la base du règlement avant la modification.
    Si l'assurance de groupe a été modifiée par convention collective, la possibilité de refuser la modification n'est normalement pas offerte.


Important : l'affilié continue de constituer des droits de pension aussi longtemps qu'il est en service, même s'il est âgé de plus de 65 ans par exemple.

 

5. Quelles sont les phases d'une adaptation annuelle des contrats ?

Le règlement prévoit précisément quelle est la date de l'adaptation des contrats : au 1er avril de chaque année par exemple.

Nous prenons automatiquement contact avec vous dans les semaines qui précèdent cette date d'adaptation. Nous vous fournissons un fichier avec la population affiliée. Il vous appartient de le compléter avec les informations dont nous avons besoin pour procéder à l'adaptation (par exemple : les salaires, l'état civil, les charges de famille telles que définies dans le règlement, le temps de travail).

Si c'est plus facile pour vous, vous pouvez utiliser vos propres fichiers pour nous transmettre ces informations. Nous devrons bien sûr déterminer ensemble un lien entre vos fichiers et les nôtres : il peut s'agir du numéro national, de notre numéro de contrat, d'un identifiant interne à votre société que nous aurons mémorisé dans nos fichiers.

Le moment de l'adaptation annuelle est, pour nous et votre société, l'occasion de vérifier l'exhaustivité de la population à affilier.

Une fois l'adaptation réalisée par Integrale, nous vous transmettons les résultats avec les commentaires nécessaires. Nous vous avertissons d'éventuels problèmes de sous-financement du plan de pension.

Vous recevez les fiches de pension à transmettre aux personnes affiliées, ainsi qu'une copie de celles-ci ou une liste reprenant les mêmes informations : paramètres utilisés pour l'adaptation, prestations et réserves acquises, primes d'assurance, etc.

Les primes d'assurance déterminées lors de l'adaptation annuelle font l'objet de bordereaux – factures – dont la périodicité est définie dans le règlement de l'assurance de groupe : trimestriellement à terme échu, annuellement par anticipation, etc.


 

6. Quid en cas de modification de l'état civil, des charges de famille, du taux de temps de travail, en cas de maladie, de crédit temps, etc. ?

Lors des adaptations, généralement annuelles, prévues par le règlement, nous vous demandons de nous transmettre la liste du personnel affilié, avec l'ensemble des paramètres nécessaires : il s'agit le plus souvent des rémunérations, de l'état civil et des charges de famille si les formules du plan le requièrent, du pourcentage du temps de travail, etc.

Mais quid si vous constatez une modification pour un affilié entre deux adaptations annuelles ? Par exemple, que faire si un affilié se marie ? Ou s'il modifie son temps de travail ? Il faut vérifier si les modifications en question peuvent avoir une répercussion dans l'application de la formule du règlement. Le plus souvent, ce sera le cas. Ainsi, le mariage de l'affilié peut avoir une incidence sur la couverture du risque décès. Le passage à temps partiel entraîne ipso facto une modification des prestations assurées et des primes.

Vous devez, dans ces exemples, nous prévenir de ces modifications le plus vite possible. Si vous avez une hésitation, prenez contact avec votre gestionnaire habituel afin de vérifier avec lui si le contrat d'assurance de groupe de la personne concernée par le changement doit être adapté avec effet immédiat.

Faites de même en cas d'interruption de carrière, de passage en crédit temps plein ou complet, de maladie de plus d'un mois, etc. Ceci vaut bien sûr pour les débuts mais également pour les fins de ces périodes.

Par contre, en ce qui concerne les modifications de rémunération entre deux adaptations (autres que celles dues à une modification du temps de travail), elles ne seront, le plus souvent, pas prises en considération. Le règlement prévoira par exemple que la prime pour l'année 2012 sera calculée sur la base de la rémunération de janvier 2012.

 

7. Que faire en cas de sortie d'un affilié ?

La loi sur les pensions complémentaires définit la sortie :

  • soit l'expiration du contrat de travail autrement que par le décès ou la mise à la retraite;
  • soit le transfert du travailleur dans le cadre d'un transfert d'entreprise, d'établissement ou de partie d'entreprise ou d'établissement à une autre entreprise ou à un autre établissement résultant d'une cession conventionnelle ou d'une fusion lorsque le régime de pension du travailleur n'est pas transféré.
La deuxième situation est exceptionnelle. Nous envisageons l'expiration du contrat de travail autrement que par décès ou la mise à la retraite.

Vous devez nous aviser de la sortie au plus tard dans les trente jours. Dans les trente jours, nous informons la personne sortie de ses droits acquis et réserves acquises, majorées, le cas échéant, de la garantie de rendement prévue par la loi. Nous l'informons également des possibilités qui lui sont offertes. Vous recevez simultanément une copie de notre lettre à l'affilié.

Vous êtes également tenu, en tant qu'organisateur de l'engagement de pension complémentaire, lors de la sortie, d'apurer les éventuelles réserves acquises manquantes ainsi que le déficit par rapport à la garantie de rendement prévue par la loi. La somme nécessaire sera prélevée sur les avoirs du fonds de financement. Si ceux-ci sont insuffisants, nous vous adresserons un bordereau de primes à honorer avant que nous n'informions la personne sortie.

Par ailleurs, vous devez bien sûr, dès que vous en avez connaissance, nous faire part des départs à la retraite et des décès.

En cas de départ à la retraite, nous prenons contact avec le bénéficiaire aux fins de procéder à la liquidation du contrat.

En cas de décès, vous nous transmettez le maximum d'informations dont vous disposez. Nous faisons de notre côté les recherches nécessaires afin de déterminer l'identité des bénéficiaires (analyse des désignations bénéficiaires, de l'ordre de priorité des bénéficiaires, demande de certificat d'hérédité, …). Nous prenons alors contact avec le(s) bénéficiaire(s) aux fins de procéder à la liquidation du contrat.

 

8. Puis-je octroyer un avantage supplémentaire à un travailleur particulier ?

On le sait, l'assurance de groupe va s'appliquer de la même manière à tous les affiliés qui sont dans la même situation objective. Ainsi, deux personnes de même âge, de même rémunération, de même carrière, appartenant à la même catégorie, auront les mêmes prestations assurées et primes (dans le contexte d'une tarification unisexe, et abstraction faite d'une différenciation sur la base de l'état civil ou des charges de famille).

Il est cependant possible d'octroyer un avantage supplémentaire à un travailleur particulier, sous la forme d'un engagement individuel de pension. Mais il faut respecter certaines conditions :

  • un engagement individuel de pensionne ne peut être octroyé qu'à la condition qu'un régime de pension complémentaire existe dans l'entreprise pour tous les travailleurs;
  • on ne peut octroyer aucun engagement de pension individuel pendant les 36 derniers mois précédant la retraite, la prépension ou la conclusion de toute convention y assimilée. L'organisateur qui ne respecte pas cette interdiction doit verser une amende administrative égale à 35 % du capital.


L'organisateur doit communiquer annuellement à la FSMA le nombre d'engagements de pension individuels par catégorie de travailleurs et la preuve qu'il existe dans l'entreprise un régime de pension complémentaire pour tous les travailleurs (plus exactement, tous les travailleurs doivent bénéficier d'un régime de pension complémentaire).

L'engagement individuel de pension peut prévoir des primes personnelles, mais avec l'accord de l'intéressé. Les primes personnelles, retenues sur la rémunération, bénéficieront d'une économie d'impôt égale à 30 % de la prime (cette économie sera immédiatement répercutée dans le calcul du précompte professionnel).

Les primes patronales sont limitées à 1.525,00 € par an (montant indexé – pour l'année de revenus 2012 : 2.230,00 €). Le montant dépassant cette limite constitue une dépense non admise pour l'employeur.

Nous recommandons la prudence lorsqu'on octroie ce type d'avantage. Il faudra éviter un recours systématique à cette formule.