Faq groepsverzekering werkgevers


 

1. Waarom is het voor de werkgever interessant om een groepsverzekering af te sluiten ?

Uiteraard wenst u vanuit een langetermijnperspectief de beste talenten aan te trekken voor uw bedrijf.

Om hen aan uw bedrijf te binden, biedt u hen een motiverend werkklimaat en een zo volledig mogelijk salarispakket. Dit pakket bevat wat men « empoyee benefits » noemt. Meestal gaat het over een groepsverzekering. Deze groepsverzekering biedt uw werknemers een goede bescherming : door de opbouw van een aanvullend pensioen, de toekenning van een overlijdensdekking ten voordele van de partner en de kinderen, door een eventuele tussenkomst in geval van invaliditeit, door de mogelijkheid die aan loontrekkenden wordt geboden om gemakkelijker toegang te krijgen tot vastgoed, dankzij de in pandgeving van het verzekeringscontract.

Deze groepsverzekering kan afgesloten worden voor heel het personeel, of voor een objectief gedefinieerde categorie van personeelsleden. Het reglement zal de rechten en plichten van elke partij vastleggen.

Indien deze groepsverzekering voldoet aan bepaalde voorwaarden, dan zal ze kunnen genieten van een voordelige fiscaliteit én relatief lage sociale zekerheidsbijdragen.

Bij onderhandelingen over salarisverhogingen kan het interessant zijn om na te gaan of het instellen of verbeteren van een groepsverzekering geen goed alternatief is voor werkgever en werknemers. Onze diensten staan te uwer beschikking om alle mogelijkheden met u te bekijken.

Er kan ook een hospitalisatieverzekering afgesloten worden voor uw werknemers en voor hun familieleden. Integrale biedt deze verzekering zelf niet aan, maar kan u in contact brengen met verzekeraars als DKV en Ethias en u bijstaan om de beste formule voor uw situatie te kiezen.


 

2. Welke formaliteiten respecteren bij het opstarten of wijzigen van een groepsverzekering ?

Los van de inhoud van een reglement moet men aandacht hebben voor de wettelijke voorschriften bij het opstarten of wijzigen van het pensioenreglement.

Deux niveaux, celui de l'information et de la compétence d'avis d'une part, celui de la compétence de décision d'autre part, doivent être pris en compte:

Informatie en advies :
  • Indien er in uw bedrijf een ondernemingsraad bestaat, dan dient die vooraf geïnformeerd te worden. Hij zal adviesgevend optreden. Als er geen ondernemingsraad is, dan zal het preventiecomité op het werk deze taak op zich nemen, en als er geen preventiecomité is, dan zal de vakbondsdelegatie optreden. Als deze organen niet bestaan, dan moet de werkgever de betrokken werknemers individueel informeren.
  • Als de pensioenverbintenis slechts voorbehouden is aan een deel van de werknemers van het bedrijf en als ten minste 10 % van deze werknemers de vraag stellen dan zullen de leden van de hierboven vermelde organen die de werknemers vertegenwoordigen voor wie het pensioenstelsel geldt hun adviesgevende bevoegdheid uitoefenen.


Beslissing :
  • Indien een reglement werd ingesteld via een collectieve arbeidsovereenkomst, dan moet een aanpassing op dezelfde manier doorgevoerd worden.
  • Indien het pensioenreglement persoonlijke bijdragen van de werknemer voorziet en de verbintenis voor alle werknemers van het bedrijf geldt, dan wordt de beslissing voor een wijziging of het instellen van het pensioenstelsel genomen met een collectieve arbeidsovereenkomst als één van de organen die hierboven vermeld worden in het bedrijf bestaat en door middel van een reglementswijziging in de andere gevallen.
  • In de andere gevallen is de wijziging of het instellen de exclusieve bevoegdheid van de werkgever, wetende dat de adviesgevende bevoegdheid dient uitgeoefend te worden, op straffe van eventuele nietigheid.

 

3. Welke types aanvullende pensioenstelsel bestaan er ?

Pensioen
  • vaste prestatie (of “te bereiken doel”)
    Het reglement voorziet de betaling van een kapitaal (of eventueel een rente) op het einde van de looptijd van de verzekering. Dit kapitaal zal afhangen van het loon van de werknemer en zijn loopbaan bij het bedrijf. De financiering van deze verbintenis kan uitsluitend ten laste zijn van de werkgever of ten laste van werkgever en werknemer.
    Bij dit type pensioenverbintenis dient men op te letten voor het risico van exponentiële toename van de kost op het einde van de loopbaan, op het moment dat elke verhoging van het te bereiken doel moet gefinancierd worden binnen een korte tijdspanne. Er kunnen echter voorzorgsmaatregelen voorzien worden : bijvoorbeeld door het gemiddelde loon van de 5 laatste jaren voor de einddatum van de verzekering te nemen.

  • vaste bijdragen (of “vaste lasten”)
    De verbintenis van de werkgever bestaat uit het betalen van een verzekeringspremie, bijvoorbeeld een premie gelijk aan 5 % van het loon en de verzekerde waarborgen zullen hoofdzakelijk afhangen van de hoogte van de premie en de leeftijd van de werknemer op het moment van de storting.

    Opgelet : de wet voorziet een minimum gegarandeerd rendement. De premies voor het spaargedeelte genieten van een minimum rendement van 3,75 % voor het persoonlijk gedeelte en van 3,25 % voor het patronale gedeelte (voor deze laatste kan men rekening houden met een kost van maximum 5 % van de premie). Indien het rendement, toegekend door de verzekeraar onvoldoende is, dan is het de werkgever die het verschil moet bijpassen bij het uitdienst treden van de werknemer.

  • cash balance
    De werkgever kent elk jaar een spaarbedrag toe. Bijvoorbeeld : een bedrag gelijk aan 10 % van het loon. Het reglement bepaalt het rendement van dit spaargeld. Er wordt bijvoorbeeld voorzien dat het rendement 3,50 % per jaar zal bedragen.

    Opgelet : een minimum gegarandeerd rendement is voorzien in de wet en bedraagt momenteel 3,25 % per jaar.


Overlijden
Dikwijls wordt een te bereiken doel vastgelegd. Bijvoorbeeld : een overlijdenskapitaal verzekeren dat gelijk is aan 2 jaar loon, te verhogen met 50 % per kind ten laste.

Invaliditeit
Indien een luik invaliditeit voorzien is, dan geldt hetzelfde principe als bij overlijden : er wordt een rente vastgelegd die bijvoorbeeld gelijk is aan een percentage van het laatste loon, rekening houdend met de wettelijke tussenkomst.

Hospitalisatie (terugbetaling van ziekenhuiskosten)
Integrale verzekert dit luik niet rechtstreeks, maar kan u in contact brengen met verzekeraars als DKV of Ethias voor een oplossing voor uw personeelsleden.

4. Wie dien ik in de groepsverzekering aan te sluiten?

U dient de werknemers aan te sluiten die voldoen aan de aansluitingsvoorwaarden voorzien in het reglement.

Deze voorwaarden mogen niet discriminerend zijn (bijvoorbeeld : alle deeltijdse werknemers worden aangesloten) en ze mogen de aansluiting niet uitstellen tot na de leeftijd van 25 jaar.

We kunnen meerdere situaties onderscheiden :
  • Bij de invoering van een groepsverzekering
    Op dit moment zullen alle betrokken personen die voldoen aan de aansluitingsvoorwaarden aangesloten worden in de aanvullende pensioenverbintenis. Het reglement kan echter voorzien dat de personen die in dienst zijn op het moment van de invoering, de aansluiting kunnen weigeren. In dat geval is het aangewezen om in uw archief een geschreven verklaring van deze weigering te bewaren om achteraf elk mogelijk geschil te voorkomen. De werknemer die zijn weigering bekend heeft gemaakt, zal zich op geen enkel recht kunnen beroepen inzake groepsverzekering.
    Als de groepsverzekering werd ingesteld met een collectieve arbeidsovereenkomst, dan wordt normaalgezien niet de mogelijkheid geboden om de aansluiting te weigeren.

  • Als de groepsverzekering in voege is
    Als u een nieuwe medewerker aanwerft, dient u na te gaan of hij/zij al één of meerdere groepsverzekeringen heeft en of hij/zij voldoet aan de aansluitingsvoorwaarden. Als de medewerker voldoet aan deze voorwaarden, is aansluiting verplicht. Gelieve ons onmiddellijk op de hoogte te brengen, zodat de medewerker correct verzekerd is. Dit kan met een aansluitingsformulier of eender welk officieel dat ons toelaat om de begunstigde van de verzekering te identificeren.

  • In geval van wijziging van het groepsverzekeringsreglement
    Normaalgezien blijven alle aangeslotenen aangesloten, bijvoorbeeld als de aanvullende pensioenformule aangepast wordt. Het reglement kan echter voorzien dat de aangesloten personen op het moment van de aanpassing van de verzekering kunnen weigeren om deel te nemen aan deze wijziging, als deze zal leiden tot een verhoging van zijn of haar verplichtingen (een verhoging van het persoonlijk quotum). In dat geval, is het aangewezen om uit voorzorg een geschreven weergave van deze weigering in uw archieven te bewaren om elk later geschil te vermijden. De werknemer in kwestie zal aangesloten blijven op basis van het reglement voor de aanpassing.
    Als de groepsverzekering gewijzigd werd met een collectieve arbeidsovereenkomst, dan wordt de mogelijkheid om de wijziging te weigeren normaalgezien niet geboden.

Belangrijk : de aangeslotene blijft pensioenrechten opbouwen zolang hij/zij in dienst is, zelfs als hij bijvoorbeeld ouder is dan 65 jaar.

 

5. Wat zijn de fasen van een jaarlijkse aanpassing van de contracten ?

In het reglement staat de exacte datum voor de aanpassing van de contarcten : bijvoorbeeld 1 april van elk jaar.

Wij nemen automatisch contact met u op in de weken die aan deze aanpassingsdatum voorafgaan. Wij sturen u een bestand met de aangesloten populatie. U dient dit bestand in te vullen met de informatie die we nodig hebben om de aanpassing door te voeren (bijvoorbeeld : de salarissen, de burgerlijke staat, de familiale lasten zoals bepaald in het reglement, de arbeidstijd).

Indien dat gemakkelijker voor u is, kan u uw eigen bestanden gebruiken om ons deze informatie door te sturen. We dienen samen een band tussen uw bestand en het onze af te spreken, dat kan het rijksregisternummer zijn, ons contractnummer of een intern nummer van uw bedrijf dat we in onze bestanden opnemen.

De jaarlijkse aanpassing biedt voor ons en voor uw bedrijf de gelegenheid om de volledigheid van de aan te sluiten populatie na te kijken.

Zodra wij de aanpassing doorgevoerd hebben, sturen we u de resultaten door met de nodige commentaren. Wij verwittigen u voor eventuele problemen voor onderfinanciering van het pensioenplan.

U ontvangt de pensioenfiches die doorgestuurd dienen te worden naar de aangeslotenen, samen met een kopie of een lijst die dezelfde informatie bevat : de parameters voor de aanpassing, prestaties en verworven reserves, verzekeringspremies, enz.

De verzekeringspremies die vastgelegd worden bij de jaarlijkse aanpassing staan vermeld op borderellen – facturen – waarvan de periodiciteit vastgelegd is in het groepsverzekeringsreglement : driemaandelijks na afloop van de periode, jaarlijks anticiperend, enz.

 

6. Wat bij wijziging van de burgerlijke staat, de familiale lasten, de arbeidstijd, in geval van ziekte, tijdskrediet, enz. ?

Bij aanpassingen voorzien in het reglement vragen we om ons een lijst van het aangesloten personeel door te sturen, samen met de nodige parameters. Meestal gaat het om bezoldigingen, de burgerlijke staat en de familiale lasten als de formules van het plan dit vereisen, van het percentage arbeidstijd, enz. Meestal gaat het om jaarlijkse aanpassingen.

Wat als er een wijziging voor een aangeslotene dient te gebeuren tussen twee jaarlijkse aanpassingen? Bijvoorbeeld : een aangeslotene huwt, of zijn arbeidstijd verandert. In dergelijke gevallen dient nagegaan te worden of de wijzigingen invloed hebben op de toepassing van de formule van het reglement. Meestal is dit het geval. Het huwelijk van een aangeslotene kan een invloed hebben op de dekking voor het risico overlijden. Een omzetting naar deeltijds werken resulteert in een verandering van verzekerde prestaties en premies.

Bij bovenstaande voorbeelden moet u ons zo vlug mogelijk op de hoogte brengen van deze wijzigingen. Bij twijfel kan u best contact opnemen met uw vertrouwde contactpersoon om te kijken of het groepsverzekeringscontract van de betrokken persoon onmiddellijk aangepast moet worden.

Hetzelfde geldt in geval van werkonderbreking, omschakeling naar voltijds tijdskrediet, ziekten van langer dan een maand, enz. Dit geldt natuurlijk zowel voor het begin als voor het einde van deze periodes.

Met wijzigingen in de bezoldiging tussen twee aanpassingen wordt meestal geen rekening gehouden. Voor zover het niet gaat om wijzigingen in arbeidstijd. Het reglement voorziet bijvoorbeeld dat de premie voor 2012 berekend wordt op de bezoldiging van januari 2012.

 

7. Wat doen in geval van uitdiensttreding van een aangeslotene ?

De Wet op de aanvullende pensioenen definieert uitdiensttreding als volgt :

  • hetzij bij het verstrijken van het arbeidscontract op een andere manier dan overlijden of pensionering;
  • hetzij de overdracht van een werknemer in het kader van een bedrijfsovername, een overname van een instelling door een ander bedrijf of een andere instelling die resulteert in een vormelijke overdracht of een fusie terwijl het pensioenstelsel van de werknemer niet overgedragen werd.
De tweede situatie is buitengewoon. Wij beperken ons tot het verstrijken van het arbeidscontract op een andere manier dan door overlijden of pensionering.

U dient ons op de hoogte te brengen van de uitdiensttreding binnen de dertig dagen. Binnen de dertig dagen brengen we de persoon die uitdienst treedt op de hoogte van zijn verworven rechten en verworven reserves, eventueel vermeerderd met het gegarandeerd rendement voorzien door de wet. Wij lichten hem ook in over de mogelijkheden. U ontvangt gelijktijdig een kopie van de brief aan de aangeslotene.

Als organisator van de aanvullende pensioenverbintenis dient u bij uitdiensttreding eventuele ontbrekende verworven reserves aan te vullen. Hetzelfde geldt voor een tekort in vergelijking met het gegarandeerd rendement voorzien in de wet. De vereiste som zal afgehouden worden van het financieringsfonds. Als dit ontoereikend is, sturen wij u een te betalen premieborderel alvorens de uitdienst tredende persoon in te lichten.

Bovendien dient u ons zo snel mogelijk op de hoogte te brengen van pensioneringen en overlijdens.

In geval van pensionering nemen we contact op met de begunstigde om het contract te vereffenen.

In geval van overlijden, dient u zo veel mogelijk informatie aan ons door te geven. Wij doen de nodige opzoekingen om de identiteit van de begunstigden te bepalen (analyse van aangeduide begunstigden, analyse van de rangschikking van begunstigden, aanvraag van verklaring van erfrecht, …). Wij nemen daarna contact op met de begunstigde(n) om het contract te vereffenen.

 

8. Kan ik een bijkomend voordeel toekennen aan een medewerker ?

De groepsverzekering wordt op dezelfde manier toegepast voor alle aangeslotenen die in een zelfde objectieve situatie zitten. Twee personen van dezelfde leeftijd, met eenzelfde loon, een zelfde loopbaan en die tot dezelfde categorie behoren zullen dezelfde verzekerde prestaties en premies hebben (bij een uniseks tarief en met abstractie van differentiatie op basis van de burgerlijke staat of familiale lasten).

Het is bijgevolg mogelijk om een bijkomend voordeel toe te kennen aan een bepaalde medewerker onder de vorm van een individuele pensioentoezegging. Volgende voorwaarden dienen echter vervuld te zijn :
  • Een individuele pensioentoezegging kan enkel toegekend worden op voorwaarde dat er een aanvullend pensioenstelsel bestaat in het bedrijf voor alle medewerkers;
  • Er kan geen individuele pensioenverbintenis toegekend worden binnen de 36 laatste maanden die het pensioen voorafgaan, het brugpensioen of elke gelijkgestelde overeenkomst. De organisator die dit verbod niet respecteert, dient een administratieve boete te betalen gelijk aan 35% van het kapitaal.

Jaarlijks dient de organisator aan de FSMA het aantal individuele pensioenverbintenissen per werknemercategorie aan te geven, samen met het bewijs dat er in het bedrijf een aanvullend pensioenplan bestaat voor alle medewerkers.

De individuele pensioenverbintenis kan persoonlijke premies voorzien, mits het akkoord van de betrokkene. De persoonlijke premies worden afgehouden van de verloning. Ze genieten van een belastingvoordeel van 30 % van de premie (dit voordeel zal onmiddellijk weerspiegeld worden in de berekening van de bedrijfsvoorheffing).

De patronale premies worden begrensd op € 1.525 per jaar (geïndexeerd bedrag – voor het inkomensjaar 2012 : € 2.230). Het bedrag dat deze grens overschrijdt, vormt een uitgave die niet toegelaten is voor de werkgever.

We raden aan om voorzichtig te zijn bij de toekenning van dit type voordeel. Vermijd om systematisch een beroep te doen op deze formule!